Le Ministère de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale a servi de cadre, ce mardi 26 décembre 2023, à l’atelier de renforcement des capacités des Csi et Cscad des préfectures sur la messagerie électronique et la gestion électronique des courriers. L’objectif visé est de permettre aux participants d’adopter une approche plus dynamique dans la gestion des courriers et courriels pour une modernisation plus prononcée de l’administration.
C’est l’une des visions du Gouvernement du Président Patrice Talon qui se concrétise au Ministère de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale : « dématérialiser les services » dans l’administration. En effet, dans son mot introductif, le Directeur des Services Informatiques, Kossi Eudes Houndjo a dit être heureux de la tenue de cette rencontrepour faire de retour d’expériences et harmoniser les points de vue sous diverses thématiques pour permettre la modernisation de l’administration. « Ce soir nous allons nous pencher beaucoup plus sur la gestion électronique des courriers et la gestion des mails professionnels. Depuis 2016, comme toute entité qui se doit professionnelle, l’État nous a dotés des mails professionnels pour échanger de façon professionnelle entre nos différentes entités. Mais nous avons remarqué que ces mails ne sont pas très bien utilisés bien qu’étant créés par la plupart d’entre nous », a-t-il fait savoir. Le Dsi a précisé que de l’autre côté, dans l’élan de dématérialisation et de digitalisation des services, on veut dématérialiser tout le service de gestion de courriers. « Nous voudrions que vous, Csi et Cscad, soyez les porte-voix, les porte-flambeaux de ces deux outils au niveau de nos préfectures », a recommandé Kossi Eudes Houndjo. Procédant à l’’ouverture des travaux, le DC du Ministre de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale a expliqué que le gouvernement s’est engagé à améliorer la qualité de la gouvernance dans les différents secteurs de développement. Du coup, le secteur numérique n’a pas échappé à la dynamique impulsée. « Mieux, il en a d’ailleurs reçu la part belle au regard de sa transversalité et donc son utilité pour le développement de tous les autres secteurs. Au nombre des réformes initiées, s’inscrit celle tenant à la dématérialisation des services de laquelle ne peut être dissociée la gestion de la messagerie professionnelle et celle des courriers. C’est précisément dans cette logique que s’inscrit cette rencontre », a affirmé Emile Gnonlonfoun pour qui l’utilisation efficiente de la messagerie électronique procure de multiples avantages. « Faisant corps avec la gestion électronique des courriers et documents, elle permet entre autres, de rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail, faciliter le travail collaboratif, limiter la circulation des documents papiers afin d’éviter les pertes de données sans oublier le gain physique d’espace des documents d’archives », a-t-il cité. Le représentant du Ministre a, ensuite, soutenu que le numérique constitue depuis quelques années le pilier majeur de la stratégie de diversification économique et d’industrialisation.
« Cet atelier dont le but cadre bien avec la vision du gouvernement, vous permettra d’adopter une approche plus dynamique dans la gestion des courriers et courriels pour une modernisation plus prononcée de l’administration », a-t-il rappelé.
